Tanggal berlaku: 16 April 2026
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Mailverse mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan memproses data pribadi dan data terkait layanan ketika Pengguna mengakses website, membuat akun, menggunakan dashboard, mengelola subscriber, membuat campaign, mengirim email, menggunakan attachment, survey, API, SMTP relay, melakukan pembayaran, atau berinteraksi dengan layanan Mailverse.
Mailverse berkomitmen untuk memproses data secara aman, proporsional, transparan, dan sesuai dengan hukum yang berlaku di Indonesia, termasuk prinsip pelindungan data pribadi dan keamanan sistem elektronik.
1. Peran Mailverse dan Pengguna
Untuk data akun, data pembayaran, data penggunaan platform, dan data komunikasi dengan Mailverse, Mailverse dapat bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi. Untuk data subscriber atau penerima email yang diunggah, dikelola, atau dikirim oleh Pengguna, Pengguna umumnya bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi dan Mailverse memproses data tersebut untuk menyediakan layanan sesuai instruksi Pengguna.
Pengguna bertanggung jawab memastikan bahwa data subscriber diperoleh dan digunakan secara sah, termasuk pemenuhan dasar pemrosesan, persetujuan jika diperlukan, pemberitahuan privasi, serta penghormatan terhadap hak subjek data pribadi.
2. Data yang Kami Kumpulkan
Data yang dapat diproses oleh Mailverse meliputi nama, email, nomor telepon, informasi perusahaan, alamat, zona waktu, bahasa, data akun, avatar, preferensi, data login, alamat IP, log aktivitas, konfigurasi keamanan, dan informasi lain yang diberikan saat menggunakan layanan.
Mailverse juga dapat memproses data subscriber seperti alamat email, nama, nomor telepon, custom fields, status unsubscribe, bounce, complaint, segmentasi, riwayat campaign, serta data lain yang diunggah atau dikelola oleh Pengguna.
3. Data Campaign, Template, dan Attachment
Mailverse memproses data campaign, subject email, isi pesan, template, gambar, link, attachment, landing page, survey, jadwal pengiriman, automation, tracking domain, sending domain, dan konfigurasi lain yang dibuat oleh Pengguna untuk menjalankan layanan.
Jika Pengguna memakai fitur attachment atau personalized delivery, file atau dokumen yang diproses dapat berisi data pribadi atau informasi sensitif milik penerima. Pengguna wajib memastikan file dikirim kepada penerima yang tepat dan memiliki dasar pemrosesan yang sah.
4. Data Pembayaran
Untuk memproses pembayaran paket, Mailverse dapat memproses data transaksi seperti paket yang dipilih, siklus berlangganan, subtotal, pajak, diskon, biaya transaksi, status pembayaran, nomor order, dan informasi pembayaran yang relevan. Pembayaran melalui Midtrans atau penyedia pembayaran lain juga tunduk pada kebijakan privasi dan keamanan penyedia tersebut.
Mailverse tidak menyimpan data kartu pembayaran penuh kecuali dinyatakan berbeda oleh penyedia pembayaran dan diperbolehkan oleh hukum yang berlaku.
5. Data Teknis dan Cookies
Mailverse dapat mengumpulkan data teknis seperti alamat IP, browser, perangkat, sistem operasi, halaman yang diakses, waktu akses, cookie, session identifier, log error, dan metrik performa. Data ini digunakan untuk keamanan, autentikasi, pencegahan penyalahgunaan, analisis performa, dan peningkatan layanan.
6. Tujuan Pemrosesan Data
Mailverse memproses data untuk membuat dan mengelola akun, menyediakan dashboard, mengirim email, menjalankan automation, mengelola subscriber, menampilkan analytics, memproses attachment, menyediakan API dan SMTP, memproses pembayaran, memberikan dukungan pelanggan, mengirim notifikasi layanan, menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, memenuhi kewajiban hukum, dan meningkatkan fitur platform.
7. Dasar Pemrosesan
Pemrosesan data dapat dilakukan berdasarkan persetujuan, pelaksanaan kontrak atau permintaan layanan, pemenuhan kewajiban hukum, kepentingan yang sah sepanjang diperbolehkan oleh hukum, kebutuhan keamanan sistem, serta dasar lain yang diakui oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8. Pengiriman Email dan Tracking
Mailverse dapat memproses data pengiriman seperti status delivery, open, click, bounce, unsubscribe, complaint, browser, perangkat, dan waktu interaksi untuk membantu Pengguna menganalisis performa campaign. Beberapa tracking dapat menggunakan pixel, link redirect, atau metode teknis lain yang lazim dalam email marketing.
Pengguna bertanggung jawab memberikan pemberitahuan yang memadai kepada subscriber mengenai aktivitas tracking, analytics, unsubscribe, dan pemrosesan data yang dilakukan melalui campaign.
9. Pembagian Data kepada Pihak Ketiga
Mailverse dapat membagikan data secara terbatas kepada penyedia layanan yang membantu operasional platform, seperti payment gateway, penyedia infrastruktur server, layanan email delivery, penyimpanan data, monitoring, keamanan, analitik, dukungan pelanggan, atau penyedia lain yang diperlukan untuk menjalankan layanan.
Mailverse juga dapat mengungkapkan data apabila diwajibkan oleh hukum, permintaan otoritas yang sah, proses hukum, pencegahan penipuan, perlindungan keamanan, atau perlindungan hak dan kepentingan Mailverse, Pengguna, subscriber, dan pihak lain.
10. Transfer Data
Dalam menjalankan layanan, data dapat diproses atau disimpan di infrastruktur yang berada di Indonesia atau negara lain, bergantung pada penyedia teknologi yang digunakan. Jika terjadi transfer data lintas negara, Mailverse akan berupaya menerapkan langkah yang wajar agar pemrosesan tetap memperhatikan pelindungan data sesuai hukum yang berlaku.
11. Penyimpanan dan Retensi Data
Mailverse menyimpan data selama diperlukan untuk menyediakan layanan, memenuhi kewajiban hukum, menyelesaikan sengketa, menjaga keamanan, mendukung audit, dan menjalankan kepentingan operasional yang sah. Data tertentu dapat dihapus, dianonimkan, atau dibatasi ketika tidak lagi diperlukan atau ketika ada permintaan yang valid.
Pengguna dapat menghapus data subscriber, campaign, template, atau data lain melalui fitur yang tersedia, dengan tetap memperhatikan backup, log, kewajiban hukum, dan kebutuhan keamanan sistem.
12. Keamanan Data
Mailverse menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data, termasuk pembatasan akses, autentikasi, pengamanan server, logging, backup, pembaruan sistem, dan pengendalian akses internal. Namun, tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas risiko, sehingga Pengguna juga wajib menjaga keamanan akun, password, API key, dan konfigurasi integrasi.
13. Insiden Keamanan
Jika terjadi insiden keamanan yang berdampak pada data pribadi, Mailverse akan mengambil langkah yang wajar untuk menginvestigasi, memitigasi, memulihkan, dan memberikan pemberitahuan sesuai kewajiban hukum yang berlaku serta tingkat risiko insiden.
14. Hak Subjek Data
Subjek data pribadi dapat memiliki hak untuk meminta akses, koreksi, pembaruan, penghapusan, pembatasan, penarikan persetujuan, keberatan, atau hak lain sesuai peraturan yang berlaku. Untuk data subscriber yang dikelola oleh Pengguna, permintaan tertentu mungkin perlu diarahkan kepada Pengguna sebagai pihak yang menentukan tujuan dan cara pemrosesan data.
Mailverse dapat meminta verifikasi identitas sebelum memproses permintaan untuk melindungi keamanan data.
15. Unsubscribe dan Block Address
Subscriber dapat berhenti berlangganan melalui tautan unsubscribe yang tersedia pada email, jika diaktifkan oleh Pengguna. Mailverse juga dapat menyediakan fitur block address untuk membantu penerima menghentikan email dari pelanggan Mailverse di masa mendatang. Proses ini dapat memerlukan konfirmasi email untuk memastikan kepemilikan alamat email.
16. Anak di Bawah Umur
Mailverse tidak ditujukan untuk digunakan oleh anak di bawah umur tanpa persetujuan atau dasar hukum yang sesuai. Pengguna tidak boleh secara sengaja mengunggah atau memproses data anak melalui Mailverse tanpa dasar pemrosesan yang sah dan perlindungan yang memadai.
17. Komunikasi dari Mailverse
Mailverse dapat mengirimkan email terkait akun, pembayaran, keamanan, masa aktif paket, pembaruan layanan, dukungan, dan informasi penting lainnya. Pengguna juga dapat menerima komunikasi pemasaran dari Mailverse sepanjang diperbolehkan oleh hukum dan dapat berhenti berlangganan dari komunikasi pemasaran tertentu.
18. Tanggung Jawab Pengguna
Pengguna wajib memastikan bahwa penggunaan Mailverse, termasuk daftar subscriber, isi campaign, attachment, survey, API, SMTP, dan integrasi lain, mematuhi hukum yang berlaku, kebijakan internal Pengguna, serta hak penerima email. Pengguna bertanggung jawab atas pemberitahuan privasi, persetujuan, dan dasar pemrosesan data yang diperlukan.
19. Perubahan Kebijakan Privasi
Mailverse dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan perubahan fitur, operasional, teknologi, atau peraturan. Versi terbaru akan ditampilkan pada halaman ini. Penggunaan layanan setelah perubahan berlaku dianggap sebagai penerimaan terhadap Kebijakan Privasi terbaru.
20. Kontak Privasi
Untuk pertanyaan, permintaan, atau keluhan terkait privasi dan pelindungan data pribadi, silakan hubungi Mailverse melalui email support@mailverse.my.id.